El encargado de la administración de un condominio debe ser elegido por el comité. Esta persona será quien vele por el funcionamiento del lugar. “Dentro de las funciones más importantes del administrador está el cuidar los bienes de espacio común y velar para que todo funcione bien en la comunidad, como por ejemplo, las mantenciones y reparaciones de maquinarias, portón, iluminación, etc.”
Dentro de las principales funciones del administrador de edificios y condominios está:
- Conocer la Ley de Copropiedad y la legislación laboral para poder ejercer su cargo de la forma más correcta posible. De lo contrario, debe tener a alguien que lo asesore en estas materias.
- Hacerse cargo de la parte administrativa de la comunidad. Esto implica, entre otras cosas, ser el responsable de los sueldos y el cobro de los gastos comunes.
- El Administrador es responsable de la seguridad del condominio. Esto significa que debe actuar con ciertos protocolos que brinden mayor seguridad a la comunidad.
- Velar porque los trabajadores del condominio realicen correctamente sus funciones y cumplan con sus responsabilidades.
- La mantención del condominio. Generar todos los contratos y todas las labores de mantención necesarias para que en el condominio o edificio no dejen de funcionar ninguna de sus dependencias o instalaciones. Para esto, se requieren mantenciones preventivas. Adicionalmente a esto, el administrador debe saber reaccionar ante las eventualidades, por ejemplo, rotura de cañerías, desagües, incendios, terremotos, etc. Esto implica tener personal y/o proveedores a los cuales llamar y solicitar los arreglos correspondientes.
- Mantener una buena coordinación y comunicación con el comité de administración y los copropietarios, de manera que se puedan recoger correctamente las inquietudes y prioridades que tiene el comité y poder desarrollar su función de acuerdo a esas prioridades. Además, entregar la información lo más completa y clara posible.
- Rendir cuentas a la comunidad en los tiempos acordados, al término de su relación con la comunidad y/o cuando sea necesario.
- Tener un manejo cuidadoso de los recursos de la comunidad y hacerlo de forma transparente para que todos puedan saber en qué se gastan los recursos.
Las funciones del administrador están contempladas en la Ley 21.442 en sus articulo Artículo 20 – 21 – 22 y también se deben considerar; Artículo 13 , 14 , 15 , 16, 33
En qué temas no debiese involucrarse el administrador:
- Firma de cheques o transferencias
- El administrador puede aconsejar al comité en sus decisiones, pero no debe intervenir usando ningún mecanismo de presión.
Las principales dificultades de los administradores:
- Falta de recursos económicos.
- La falta de conocimiento o falta de compromiso del comité de administración que entorpecen la labor de administración.
- Los propietarios y residentes que no comprenden las implicancias de vivir en un condominio donde deben respetar las normas establecidas en el reglamento de copropiedad.
- La falta de experiencia o de conocimientos del mismo administrador ante algunas situaciones.
- Otras dificultades para ejercer sus funciones aparecen cuando el Comité comienza a ejecutar acciones que debiese hacer el administrador. “Pero, lo más importante es la comunicación que el administrador establezca con el comité. Entonces la función más importante y la más difícil es mantener una buena coordinación y comunicación con el Comité, pero también con todo el condominio
Las equivocaciones más frecuentes de los administradores
- No llevar en forma ordenada las cuentas de la comunidad y el libro de banco.
- Falta de gestión en la cobranza de los gastos comunes.
- Poca supervisión en terreno.
- Lejanía con los propietarios y residentes. Cuando estos necesitan algo no tienen como comunicarse con el administrador.
- El administrador es el brazo ejecutor de lo que el Comité necesita que se haga. Entonces no debería haber ninguna actividad que el administrador no sepa. Gran parte de los errores que se cometen es cuando el Comité toma decisiones en forma directa. La función del Comité es llevar el mando de la organización del condominio, y el administrador es ser ejecutante de las inquietudes del Comité. Entonces el administrador debe estar involucrado en todos los temas de la Comunidad.
Claves para ser un excelente administrador de edificios o condominios
Conoce las leyes y regulaciones: Es importante que conozca las leyes y regulaciones relacionadas con la administración de condominios en Chile. Esto incluye la Ley de Copropiedad Inmobiliaria 21.442.
Comunica asertivamente: La comunicación es clave para ser un buen administrador de condominios. Mantener una comunicación clara y efectiva con los propietarios y residentes del condominio, así como con los proveedores y contratistas que trabajan en el edificio.
Maneja bien las finanzas: Un administrador de condominios debe tener habilidades de gestión financiera para administrar el presupuesto del condominio, una emisión correcta de las obligaciones económicas de los residentes los gastos comunes y asegurarse de que se estén pagando el gasto común a tiempo por parte de los copropietarios.
Gestiona el mantenimiento y las reparaciones: Un administrador de condominios debe asegurarse de que el condominio esté en buen estado y que se estén realizando las reparaciones y el mantenimiento necesarios. Esto incluye la gestión de los contratistas y proveedores que trabajan en el edificio.
Trabaja en equipo: Un buen administrador trabaja de la mano con el comité de administración, escucha a los copropietarios, gestiona de forma eficiente a su equipo de colaboradores y proveedores. Para tomar decisiones informadas.
Maneja los conflictos: Un administrador de edificios, es posible que presente conflictos entre los copropietarios y se debe dar un manejo efectivo para resolverlos de manera justa y equitativa.
Entidades que debe tener presente un buen administrador para no poner en riesgo la comunidad.
Juzgado de policía local: entidad que resguarda el cumplimiento del reglamento.
Tribunales civiles: para efectos de demandas , ya sea por mora de copropietarios u otras materias.
Municipalidad: da las directrices de cómo funciona la comuna donde está la comunidad
Tribunales laborales: donde se realizan los juicios relacionados de la empresa con los trabajadores o viceversa.
Superintendencia de electricidad y combustible (SEC): ellos fiscalizan la revisión de gases en un periodo establecido para obtener el sello verde de cada unidad y/o de las áreas comunes, solo si cuentan con instalaciones que funcionan a gas. Además, es la que fiscaliza que las calderas cumplan con las normas para su buena operación.
Ministerio del medio ambiente : fiscaliza que las emisiones de gases tanto de todo equipo que emita, como las calderas o equipos electrógenos, cumplan la norma.
Dirección del trabajo e inspección: son las entidades Gubernamentales que hacen cumplir la ley laboral.
SEREMI: es quien fiscaliza el funcionamiento de la piscina, plagas, etc.
Ministerio de vivienda y urbanismo: es quien fiscaliza el cumplimiento de la certificación de los ascensores y escalera mecánicas entre otros, también fiscaliza la misma Municipalidad donde está la comunidad
Ser un administrador de Edificios y condominios implica una labor ardua, de gran profesionalismo, amplio conocimiento y de tener las aptitudes necesarias para llevarlas a cabo dicha labor.
Es más que emitir y recaudar los gastos comunes, o pagar cuentas. Es una prestacion de servicios que tiene más de 20 funciones su labor y de las deben estar 24/7 en caso de urgencias.
Por lo mismo, es importante tener un buen administrador en el condominio, ya que se podría indicar que es el capitán del barco, el cual orienta a su tripulación ( comité y residentes).
